Excel服務器2010教程
  • 1.1 Excel服務器是信息系統工具
  • 1.2 用Excel服務器構建信息系統
  • 1.3 基于Excel服務器的信息系統架構
  • 1.4 如何學習使用Excel服務器
  • 2.1 安裝概述
  • 2.2 服務端安裝
  • 2.3 客戶端安裝
  • 2.4 Excel服務器的組成模塊
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3.4 模板的概念

在前面的章節中,我們已經多次遇到“模板”這個詞。用Excel服務器構建的信息系統,由一個個的模板組成。構建信息系統的過程,就是制作“模板”的過程。在學習下面的具體操作之前,我們先來了解一下模板的概念。

什么是模板

簡單地說,模板就是一個空白的表樣。依照模板填充了具體的數據之后的表格,稱為“表單”。例如,下面的圖4-1是一個“訂單”模板。圖4-2是依照訂單模板填報的若干表單。

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圖 3‑18 “訂單”模板的表樣

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圖 3‑19依照“訂單”模板填報的兩份訂單

模板的設計者和使用者

“模板”并不是一個抽象的名詞,在一個管理有序的組織中,作為信息載體的各種單據、表格絕大多數都有規定的格式、規定的填寫、傳遞、歸檔的規定,這些都是現實中的“模板”。模板本身就是管理要求的體現,所以“設計”模板的通常是組織中承擔管理職能的個人或崗位,是規則的制定者;“使用”模板,也就是具體填寫表單的,是各個業務崗位,是規則的執行者。

例如,在一個企業集團中,訂單的格式及填寫規定是由企管辦統一制定(設計),而各分子公司的銷售部門照章執行。那么訂單模板的設計者就是企管辦,而各分、子公司的銷售部門是使用者。

在Excel服務器中,設計模板的是擁有“Report Designers”這個系統預定義角色的用戶,其他的用戶都是使用者。

模板=表樣+填表規定

作為現實中管理要求的具體體現,“模板”所包含的內容不僅僅是表樣,同時還包括相關的填表規定,如:

填寫的項目的規定:

哪些地方應該填數據、填什么類型的數據、哪些欄目是必填項,等等。在Excel服務器中,這類規定稱為“數據項定義”。

填寫的規范化要求:

哪些欄目必須如何填寫。比如,訂單上的產品要規范,要保持和公司產品目錄中登記的名稱一致,不能填簡稱;等等。在Excel服務器中,這類規定稱為“數據規范”。

流轉的規定:

要經過哪些流轉環節,每個環節由何人處理;審批通過了怎么做,沒通過又怎么做;等等。在Excel服務器中,這類規定稱為“工作流”。

計算、統計方法的規定。

在Excel服務器中,這類規定稱為“表間公式?!?/p>

三種類型的模板

根據在一個信息系統中所起作用的不同,我們可以簡單地把各種模板分成三類:基礎數據類、業務單據類、臺帳和統計報表類。

基礎數據類的模板,如客戶信息、產品信息、科目代碼、成本項目等等,這類數據的特點是:日常變動較少、多部門共用、基本沒有復雜的流轉,建立一個信息系統,首先要把基礎數據管起來。

業務單據類的模板,如訂單、入庫出庫單、報銷單、憑證等等,在日常業務發生的時候產生。這類數據的特點是:種類多、數據量大、時效性強,流程性要求比較多,它直接關系到日常業務的順利運轉。是管理的重點,也是產生統計數據的基礎。建立信息系統的時候,對業務單據要注重:

重視和涵蓋。有的企業只把注意力放在統計報表上,忽視對業務單據的管理。殊不知管好業務,才能提高執行力,統計數據才能真實而有意義。

簡化、自動化、規范化單據的錄入工作。Excel服務器中提供了很多手段:如數據規范、自動執行的表間公式、支持條碼輸入等,可大大提高效率。

注重流程的規范化。

臺帳、統計報表類的模板,這類數據的特點是:

它們自身很少產生新的信息,而是對已有數據的引用、加工、重現

時效性要求高,日報必須在幾點以前出來、月報必須在幾號前上報,早或晚都不合要求。

經常變動。統計報表是用來為管理者提供決策依據的。經營環境的變化、突發事件的影響、管理人員的變動、個人喜好的不同,都可能隨時隨地提出各種不同的統計要求,導致統計人員的加班加點成為常態。

在后面的章節中,我們會學習在Excel服務器中利用“表間公式”的功能,讓各種統計工作完全自動化。

建立信息系統的過程

圖 3‑20

上圖表示了用Excel服務器建立信息系統的過程。中間四個橢圓形組成的主線表達了建立一個信息系統所要完成的四個方面:建立部門、角色、用戶等基本信息;建立基礎數據;管理業務單據;完成統計、匯總、查詢。這些內容我們將在后續的章節中用實際的例子,由淺入深、由簡單到復雜,逐步學會和精通。

信息化是持續改進

在本書的學習過程中,我們會交替扮演模板的“設計者”和“使用者”兩種角色。設計好一個模板,就去實際地應用它,再設計下一個模板,或再改進前面的模板,如此循環往復,我們會親身經歷一個信息系統從無到有、由小到大的成長過程,而這一過程是由我們親手推動的,其中的成就感不言而喻。

在現實生活中也是如此。信息化是一個持續的過程,而不是某個階段性的目標。市場和競爭環境在變化,企業生產經營模式在變化,員工素質在提高,信息系統也需要相應地變化、改進和完善。用Excel服務器實現信息化,可以根據組織的實際情況,漸進地來做,起步容易、實施簡便、擴展靈活,讓信息化的進程和企業發展歷程融為一體,讓信息系統永遠適用、永不落伍。

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