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培訓信息

用勤哲Excel服務器費做預算與報銷管理系統

下載示例模板庫        在線體驗

一、系統簡介

1.系統結構

  費用預算是普遍采用的成本控制方法,報銷管理也是成本控制的重要環節。本系統支持費用預算的編制、調整、控制和執行績效的評估,并可以在費用報銷的過程中分月份、季度和年度對預算進行監控。本系統后臺數據庫采用SQL SERVER 2000,可以同時支持網頁填報和Excel客戶端填報。

2.系統功能

  如下圖所示,本系統由四個部分組成:主數據、費用預算管理、報銷管理、績效評價。

主數據部分包括:
       交通工具  用于報銷交通費時,設置可供選擇的交通工具。
       預算費用名稱  用于設置費用名目,包括差旅費、通信費、工資福利費等。
費用預算管理部分包括:
    預算申報  用于各個部門申報本部門的年度預算數據,并進行層層審批。
    預算調整  用于在預算執行過程中對預算進行調整,也需要進行審批。
    預算余額  主要用于存儲每個部門當前可用的預算額度,每次借款或者報銷發生時,該數據會更新。
報銷管理部分包括:
    借款單  用于員工申請借款,并為每筆借款分配所使用的預算。
    差旅費報銷單  用于員工申請報銷包含交通費的費用,并在報銷的同時沖銷此前的借款。
    其他費用報銷  用于員工申請報銷不含交通費的其他費用,并在報銷的同時沖銷借款。
    收回借款  當報銷金額不足以沖抵借款,員工退回部分現金給財務部門時,可以使用該模板記錄退款,同時沖抵借款并調整相應的預算余額。

3.界面設計

  如下圖所示,本系統采用淺綠色底色,灰色框線代表填報區域,淺黃色底色代表必填字段,白色底色代表可填字段,淺綠色底色代表系統自動填寫,不必手工填報。
對于多級審批模板,在填報區域下部設置審批區域,如下圖所示,用橫向的淺藍色背景和白色宋體表示每個審批節點,用兩個大于號“〉〉”代表單據的流轉過程。

二、操作說明

1.費用預算申報

  本系統的預算以部門為預算單元,采用自下而上的預算編制方法,即由各個部門申報本部門的年度預算,然后由上級部門進行審批。
  如下圖所示,用于在申報費用預算時,需填寫本部門名稱和預算年度。本模板中的費用項目字段為系統自動提取,數據來源于主數據中的“預算費用名稱”模板。用戶可以根據自己的需要增加新的費用項目,或者刪除某些不需要的費用項目。費用預算的金額需要逐月填寫,即從1月份到12月份,系統將自動計算每個季度的金額以及年度的總金額。
  費用預算需經過部門經理、財務副總和總經理三級審批。費用預算審批通過以后,系統將自動創建一份“預算余額表”,用于記錄預算余額。

2.費用預算調整

  費用預算調整模板如下圖所示。預算調整一次只能調整一種費用,當某個部門需要調整多種費用的預算時,例如差旅費和通信費,則需要填報多個表單。
調整預算時,用戶需填寫部門名稱、預算年份和費用名稱,然后系統自動提取當前的預算額。用戶可以在“調整后”一欄內填寫修改后的預算金額(如某個月份的預算金額沒有變化則填寫與調整前相同的數值)。
  預算調整地審批過程與預算申報的審批過程相同。在審批通過以后,系統將自動更新相應的預算總額和預算余額。

3.借款

借款時,員工需填寫借款單,然后進行審批。借款單如下圖所示。申請人需要填寫部門名稱、金額、事由等信息。系統會自動為該表單分配一個借款單編號。申請人需牢記此編號,以備事后報銷使用。
借款單的審批過程包括部門經理審批、財務副總審批、總經理審批、出納付款。在部門經理審批環節,部門經理可以為該筆借款分配一個預算,屆時系統將自動調整該預算的余額。
出納付款以后,系統將自動調減相應的預算余額。

4.差旅費報銷

差旅費報銷如下圖所示。如果申請人此前有借款,在填寫報銷申請時需填寫借款編號,以沖抵借款。申請人還需要掃描報銷單據,并在“報銷單據”字段以附件形式上傳。
在部門經理審批環節,如果報銷金額超出了原有借款金額,則部門經理可以為超出的部門重新指定預算。
在出納付款或確認環節,系統將自動更新借款的銷賬金額和預算的余額(當報銷額超出借款額時)。
注意:如果報銷額比借款額少,則員工需要返還部分借款,此時需使用“收回借款”模板。

5.其他費用報銷

其他費用報銷類似于差旅費報銷,唯一的區別在于其他費用沒有差旅費明細部分。

6.收回借款

當存在借款返還的情況時,可以使用“收回借款”模板,如下圖。用戶需要輸入借款單編號,系統將自動提取該借款單的信息。然后用戶需要輸入收回借款的金額,保存時系統將自動更新借款單中的銷賬額。
該表單保存后就不可修改,如果有填錯情況,可以填報一個收回借款金額為負數的表單,沖抵錯誤的表單。

7.績效評估

可以使用下圖所示的模板查詢某個部門的費用預算的完成比例。用戶需要輸入部門名稱和預算年度,系統將自動提取該部門所有費用預算的總額和余額,并計算到目前為止的完成比例。

 

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