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勤哲excel服務器之物業收費管理

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整個系統分為五大模塊:基礎數據,水電氣管理、物業報表管理、應收實收管理、查詢與預警。

 (1)      【單元信息】:

單元信息的設置是整個收費管理的關鍵點。在【單元信息】模板下設定了兩個工作表,工作表一保存著單元的基本信息,像單元資料,住戶資料和業主資料。其中,輸入“合同開始”和“合同到期”日期后,excel公式自動計算出合同的年份長度,月份長度和日期長度。

工作表二保存著該單元的收費項目和收費金額等細節。輸入每種收費相符的“收費方式”、“計算方式”、“收費單價”和“收費周期”后,系統自動算出“實際單價”和“應交費用”。

“實際單價”:與“收費單價”不同,“實際單價”與“收費方式”和“計算方式”有關,收費方式有四種:周期性、一次性、臨時性、季節性。計算方式有三種:個數、建筑面積、套內面積。當收費方式=一次性,那么實際單價=收費單價,否則,如果計算方式=建筑面積,那么實際單價=收費單價×建筑面積,剩下的其他情況就是實際單價=收費單價×套內面積。

“應交費用”是由excel函數自動計算得出的。如果“收費方式”=一次性,那么應交費用=收費單價,對于剩余的收費方式,“應交費用”與“計算單位”有關。計算單位有三種選擇:按年收費、按月收費、按天收費。與之對應的應交費用分別等于“間隔年”×實際單價,“間隔月”×實際單價,“間隔天”×實際單價。

值得注意的是,工作表二還有個字段“應交次數”也很關鍵,它決定了收費日期。

“應交次數”和“收費方式”與“收費周期”有關。當收費方式=一次性,那么收費日期就是合同開始的日期。對于收費方式的其他情況,如果收費周期=年,那么應交次數=間隔年/收費周期,同樣的道理,收費周期=月時,應交次數=間隔月/收費周期,收費周期=日時,應交次數=間隔天/收費周期。

把收費項目明細都填寫后了后,點擊“生成收費日期”按鈕。收費項目和應收日期系統就自動計算出來了,以后對于收款員來說,在相應的月份中就能自動提取出某個單元的收費項目和應收日期。

保存【單元信息】報表的同時,該單元的住戶信息被插入到【歷史住戶信息】報表中。方便后期對歷史住戶進行查詢和統計。

(2)收費項目:利用模板獨立保存著各種收費項目的信息,方便后期維護。

(3)【水電費抄表】:新建一張【水電費抄表】,所有的單元信息被提取過來,系統默認的月份為當前新建表單的月份,例如:每個月的月底抄表,那么2010年1月30號新建表單時,標題顯示的是“2010年1月水電抄表”,如果是2月底抄表的話,標題自動顯示的是“2010年2月水電抄表”。水表和電表的最后表數都是提取上個月抄表中的“本次表數”。所以對于抄表員來說,只需填的內容是水表和電表的本次表數。

(4)【收款單】:對于收款員來說,填寫一張【收款單】,通過列表方式選擇“單元編號”和“住戶名稱”,那么對于該住戶來說,系統自動提取該住戶本月應該交納的費用。

(5)【退款單】與【收款單】類似,這里不再贅述。

(6)【物業收費月報表】:新建一張報表,系統從【收款單】里把本月的收款信息提取出來。

技巧:

對于年報、月報和日報,有時候我們希望年報一年只能做一次,月報是一個月做一次、日報是一天做一次,那么如何限制某些模板在一定時間下的報表張數呢?這里舉了一個例子,限制月報在當月只能填一張。展開19:21行,可以看到增加了兩個字段,這兩個字段的配合就確保了報表的張數能和我們預期的一樣。

(8)【物業收費年報表】:該模板定義了一個交叉表,從【收款單】里提取各個月份的收入金額,從【退款單】中提取各個月份的退款金額。

技巧:為了能夠正確的按行列匹配,這里用到了一個函數:條件取值(),詳細用法見表間公式。

(7)【應收實收匯總表一】:統計一年的十二個月各種類型的單元應收和實收的費用。應收費用是從【單元信息】模板下的報表提取出來的,實收是從【收款單】提取出來的。

(8)【應收實收匯總表二】:統計各種類型單元的“物業管理費”、“租金”、“欠費”情況。包括本年應收、本月應收、累計應收、本月實收、累計實收。

(9)【應收實收匯總表三】:統計收費項目的“應收”、“實收”、“欠費”情況。

(10)【應收實收明細表】:利用該明細表統計不同單元類型下的各個住戶的收費情況,以及不同單元類型下的住戶個數。

(11)【歷史到期預警】:該報表可與“定時填報”功能結合起來。每天系統自動生成一張【歷史到期預警】報表,統計的是,合同到期日期距當前日期小于30天的那些合同情況。當然,具體是小于多少天可以自己來設定。設定方法就是在表間公式里面運用了一個“間隔時間()”函數。

(12)【歷史住戶查詢】:初始化時,新建一張【歷史住戶信息】空白表,保存。之后該表中的數據是【單元信息】報表保存時插入進來的,插入規則就是:每次保存【單元信息】時,凡是單元信息里住戶姓名在【歷史住戶信息】沒有的,就插入進來,如果是重復的,則不插入到歷史住戶信息表中。

(13)【投訴單】:該表單存在一個工作流轉,“填單”->“處理”。

(14)【報修登記單】:與【投訴單】類似,關鍵點在于報表存在任務流轉。

 

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