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勤哲Excel服務器實戰應用系統之 - 薪酬管理系統

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算工資、發工資是最常見的信息化需求,看似簡單,實則不然,工資的管理,有各企業通用的部分,如社保、公積金、個稅的計算等等,也有很個性化的內容,比如,每個企業的工資項目可能都是不一樣的,考勤制度也各不相同。我們在這里提供一個基于Excel服務器的工資管理系統的實例,它包括工資管理的通用功能,也對如何應對各企業工資管理個性化需求提供了解決方案。

系統概述

工資管理系統包括4個子系統:員工檔案、考勤、社保/公積金、工資,如下圖所示:

主線是圖中紅線標出的流程:新員工入職后,要定薪、定社保和公積金基數,日常做考勤,到月底時,準備好計算工資需要的數據:考勤統計表、社保和公積金的繳存記錄,然后計算當月工資。以下分別詳述各部分的功能。

員工檔案

員工檔案包括員工基本信息維護,以及勞動合同維護。 員工信息存儲于如下的員工登記表:

其中性別、婚姻狀況、民族、政治面貌等處均設置下拉,這些下拉選項通過一個名為”選項設置“的模板來統一定義

對于每一個入職的員工,都要錄入其勞動合同信息:

社保/公積金

在社保/公積金這部分,我們知道,每個地區的社?;鶖捣秶透麟U種繳費比例都是不一樣的,所以,首先需要設置公司經營所在的地區,再設置這些地區的社保政策,包括,各險種的基數上、下限,以及繳費比例。
針對每個員工,要設置其社?;鶖?;設置社?;鶖档沫h節有兩處,一是新員工入職后(對本系統而言就是錄入了《員工登記表》之后),要對員工進行定薪,指定其所屬的社保地區、戶口性質,將其第一個月的工資作為社?;鶖?;另一個環節就是每年一次的基數核定與上報,系統提供了《基數申報》模板,用于根據已有的工資數據,自動統計出每個員工的上年月均工資,作為核定基數的參考,最終確定每個人的新一年度的社?;鶖?;
當各地區的社保政策,以及每個員工的社?;鶖刀荚O定了之后,就可以自動生成每月的社保繳存記錄,包含每個人在各個險種上的單位及個人繳費金額,這個數據,做作為工資計算的必要輸入。

以下為社保部分的相關模板

工資

工資計算的難點在于兩點,一是除了少數的幾個通用的項目之外,各企業的工資項目設定各有不同,計算方法也各異;二是新個稅法實施之后,預扣個人所得稅的計算方法完全改變,計算需要的參考數據增多,算法也變得復雜。

工資表

如下圖所示是我們要計算得到的工資表,其中基本工資、扣缺勤、社保、公積金、個稅、實發,是任何單位計算工資都會有的項目,H列到K列,是我們所說的“變動項目”,也就是不同的企業,可能會有不同的設置,這一部分,不是工資表上的固定表頭,而是動態生成的表頭。

工資項目設置

工資表中的變動項目,通過《工資項目設置》這個模板進行設置,每個項目,要設置其名稱、序號(在工資表中出現的次序)、計算方式(固定值還是動態值)、適用范圍(按部門/按崗位/按職務等級/按聘用類型/按姓名,等等)、計薪單位、單位金額等。

注意,所有計算方式為“固定值”的工資項目,在工資表中的對應數據都是自動生成的,不需要人工計算。因為我們在《員工定薪》模板中已經設置了每個員工的部門、崗位、職務等級等信息,根據工資項目相關屬性對照,每個員工在此工資項目中應得多少金額都能自動計算出來;但是對于“動態值”的工資項目,如“銷售提成”等,是不能直接自動計算的,可在做工資時直接輸入,或者從其它的業務模板或外部數據源中提取數據

此外,我們還提供了一個名為《工資項目排序》的模板,用于統一設置各個動態的工資項目在工資表中出現的順序。

個稅計算

新個稅法實施之后,個稅的計算有兩點變化,一是增加了專項扣除附加,二是每月都計算到當月為止當年累計應繳個稅,減去累計的已繳個稅計算出當月的應繳個稅,即,不再按月單獨計算,而是始終要計算累計值。以下介紹一下我們的工資管理系統中,關于個稅計算的處理辦法。

首先,我們在《員工定薪》中,要輸入每個員工的各項專項扣除的月減除額

二是在工資表上,我們要得到相關各項的累計值,以完成對個稅的計算。 下圖是我們把工資表上的若干隱藏列放開之后的情形,如圖所示,工資表上,包含了上月的累計工資收入、社保、公積金、減除額、已繳個稅,也包括從年初(或員工年內入職月份)開始到本月的累計的各項專項扣除附加減除額,根據這些數據,計算出本月的累計工資收入、累計應稅收入,進而確定稅率,計算出累計應繳個稅、本月應繳個稅。 所有這些數據準備和計算,都是利用Excel服務器的表間公式及適當的Excel公式自動完成的。

工資條

工資表生成之后,通過《工資條》模板自動生成工資條供打印,如下圖所示:

考勤

每個企業的考勤制度都各不相同,我們在這里提供了一些通用的功能,包括:

考勤設置,設置每天的上下班時間,我們在這里提供的是一種簡單的情形,就是不分班次,對于如醫院、工廠等分班次上下班的企業,要特別指定每個班次的上下班時間

放假安排,每年年初輸入一次,設置每個法定假日的放假時間及調休安排

工作日歷,每月一次,自動生成每個月的工作日歷,明確哪天是工作日、哪天是休息日,哪天是法定假日;注意要先有放假安排,自動生成的工作日歷才是正確的

考勤打卡,打卡的方式有多種,可以手機打卡,這種情況下,要求對每個員工都在系統中建立賬戶;可以指紋儀打卡,不一定要求每個員工都是系統的賬戶,但必須有途徑提前收集每個員工的指紋;也可以通過考勤機打卡,通過外部數據源將考勤機中的打卡數據導入到系統;不管采用哪種方式,目的都是收集到原始的打卡數據,包括:哪一天、哪個班次、上班還是下班、打卡人、打卡時間。以上三種打卡方式,Excel服務器都支持,感興趣的用戶可以詳細咨詢勤哲客服人員。

最后一步,每月在做工資之前,根據以上各種數據,自動得到每個人當月的考勤情況,包括,出勤天數、缺勤天數、遲到次數,等等,因為各企業的考勤管理制度不同,對考勤的統計結果需要細到什么程度也沒有統一標準。我們這個工資管理系統的考勤部分,重點不是示例考勤統計怎么做,而是為了做考勤統計,需要做哪些數據準備。

總結

以上簡述了一個基于Excel服務器構建的工資管理系統,主要包括:
  • 靈活設置動態的工資項目
  • 支持新個稅法下的個稅計算
  • 社保/公積金管理
  • 支持多種考勤方式

因為基于Excel服務器本身就是一個靈活的信息系統DIY工具,所以這個工資管理系統的功能也不是固定不變的,企業用戶可以一次為基礎,結合自己企業的管理規定進行調整和擴展,最終形成最適合自己需求的人事工資管理系統,甚至進一步,將其它方面的業務需求也做進去,形成一個完整的企業信息系統。

本工資管理系統的模板,請 點擊此處下載

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