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勤哲Excel服務器固定資產管理系統

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一、系統簡介

1.系統概要
  本系統為固定資產管理系統,可實現固定資產的入帳、啟用、借用、維修、封存、報廢、損壞、標簽打印等操作,可以以附件形式保存入帳憑證和相關證據,可以保存二維碼圖片。
  系統分為普通企業版和高級企業版兩個版本,高級企業版的應用名稱為AssMan。 后臺數據庫采用SQL SERVER 2000版本。
  為了強化固定資產的管理,本系統為每個固定資產設置了采購部門和使用部門屬性,用于區分固定資產的所有權、使用權和管理義務人。同時,本系統為每個固定資產設置了物理位置屬性,方便對固定資產的跟蹤管理。
2.功能簡介
  如下圖所示,本系統由主數據和固定資產管理,兩個部分組成。主數據部分存放系統所需要的一些基礎數據,一般由系統管理員進行維護。固定資產管理部分為固定資產管理過程中需要使用的各個模板,一般由用戶直接操作。

主數據部分包括:
 1、來源類型   表示企業取得固定資產的來源渠道。
 2、位置分類   存放固定資產的位置類型,一般根據該位置的風險程度和特征區分。
 3、物理位置表 存放用戶企業所有可能存放固定資產的位置名稱,以樹型表示。
 4、折舊方法   即企業可能采用的固定資產折舊方法。
 5、資產類別   根據某個標準對固定資產進行分類,以樹型表示。
 6、資產狀態   表示固定資產狀態是否良好以及能否使用,包括在用、維修中、封存、已損壞等,每個狀態的含義如下圖所示。


 

固定資產管理部分包括:
 1、入帳和啟用  用于初始取得固定資產時,對資產進行登記和分配給特定部門。
 2、折舊        每月對固定資產計提折舊使用。
 3、借用申請    當某個固定資產從一個部門轉移到另外一個部門使用時,需要按照借用的流程進行審批。
 4、維修記錄    當固定資產需要送至企業外某處進行維修或者保養時,需填寫此表。
 5、資產損壞    當發現固定資產損壞時,使用此表來評估損失額,追查原因,追究責任。
 6、丟失      當固定資產丟失時使用。
 7、報廢     當固定資產報廢時使用
 8、出入庫     包括出庫和入庫兩個模板,兩者共用一個數據表。對于長期閑置的固定資產,可以將其移入倉庫封存起來,待需要使用時再移出。
 9、標簽打印    打印固定資產標簽以及二維碼。
 10、資產位置轉移  當某個資產在同一個使用部門內部進行位置轉移或者責任人轉移時使用。


3.界面設計原則
   界面設計采用淺綠色背景,用灰色框線劃分操作區域,單元格的不同底色代表是否必填。
 字段名后面的深灰色中括號“[ ]”內為該字段的填報標識,具體含義見下表;沒有中括號則代表需手工輸入。單元格底色為淺黃色代表必填,白色代表可選,淺綠色代表數據由系統自動生成,不必填寫。

二、操作說明

1.資產類別的維護
  資產類別由類別編號、類別名稱、上級類別編號構成,如下圖所示。資產類別根據類別編號的位數而自組織成一個樹型,1至4級多代表的編號位數分別為3、2、2、2,即A06010211中的A06代表1級,01代表2級,02代表3級,11代表4級。因此,當新增資產類別時須正確填寫該類別的編號。

 資產類別最后組織成如下圖所示的樹型,在填報時可以選擇所需要的類別。

2.物理位置表的維護
  物理位置表由位置編號、位置名稱、上級位置編號、類別、備注構成,如下圖所示。物理位置表根據位置編號以及上級位置編號而自組織成一個樹型。因此,當新增的資產類別不是根節點時,須正確填寫該位置的上級位置編號。

 物理位置表可以根據企業情況自主設置,設置的結果可能類似于下圖所示的樹型。

3.入帳與啟用
  企業初始取得固定資產后,需要首先進行登記,登記完畢以后才能夠分配給相應的部門使用。這個過程在本系統中用入帳和啟用流程來控制,流程圖如下圖所示。

入帳和啟用表如下圖所示,在入帳階段用戶需要填寫資產編號、資產名稱、規格型號、制造商、原值、使用年限、采購部門、使用部門、折舊方式、資產類別、備注、單價、經銷商、二維碼、入賬憑證、取得方式、數量、資產類別代碼、順序號、責任人、物理位置,在啟用階段用戶需要填寫啟用日期、狀態、物理位置、啟用憑證。其中資產編號由兩部分組成,前半部分為資產的順序號,后半部分為資產的類別編號。

注意:本系統中所稱的責任人是指使用該資產的人,或者對該資產負有管理義務的人。
本系統中所稱的采購部門是指資產的所有權部門,即采購所使用的預算為該部門預算。

4.折舊
  對固定資產的折舊以及對折舊的審批流程如下圖所示:

 用戶可能需要每月對固定資產計提一次折舊,此時可以使用如下圖所示的折舊表。用戶可以通過彈出列表選擇某些固定資產,然后輸入相應的本月折舊額。保存之后,需要進行審批。審批通過后,系統將自動更新相應資產的累積折舊額。

5.借用
  當某部門從另外一個部門借用固定資產時,將發生使用部門、責任人以及物理位置的變動,此時需要進行審批和數據的更新。該流程設計到資產所有權部門、當前使用部門和借入部門三個方面,因此審批流程如下圖所示。

用戶可以使用下圖所示的固定資產借用申請表完成審批和數據更新流程。

6.資產損壞
 當發現固定資產損壞時,企業需要對損壞程度進行評估,對損壞原因進行調查,追究相關人員責任。具體流程如下圖:

用戶可以使用下圖所示的資產損壞申報表完成申報工作,該申報表經審批通過以后,系統自動將該資產的狀態更新為“已損壞”。

7.維修記錄
  固定資產損壞以后,管理人員可以根據評估結果決定報廢該資產或者進行維修。如果還有修復的價值,用戶可以填寫維修記錄表,交相關人員審批后送至維修地點進行維修。維修流程和維修記錄表如下圖所示。
  當用戶完成送修操作以后,系統自動將該資產的狀態更新為“維修中”。當維修后返還時,用戶需要選擇維修的結果,系統按照所選擇的結果更新資產狀態。

8.報廢
  當某個資產需要報廢時,用戶需要首先填寫申請表,待審批以后,系統將更新資產狀態。流程如下圖所示。

下圖為報廢申請表,用戶需要填寫資產編號、報廢原因、報廢證據、報廢后存放位置等信息。

 

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