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勤哲Excel服務器設備管理系統

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一、系統流程圖

如上圖所示,該系統包括六大模塊,分別是:基礎數據,設備管理、備品配件、文檔管理、設備事故、保養和維修。

二、系統設置

對于系統信息的設置都是在“管理控制臺”中完成的。在本系統中,設置了以下的用戶信息和數據規范。用戶可以根據需要自己添加用戶和數據規范,具體操作請參照《Excel服務器精解教程》。

(1)部門、角色和用戶信息:

(2)本系統定義的數據規范如下:

三、各模塊操作說明及功能介紹

(一)   設備管理

打開我的工作臺,找到“設備詳細信息”,點擊“新建”。新建一張新表單時,大家可以發現整個工作簿包含了6個工作表

初始填報時,只需對設備的“基本信息”,“外觀圖片”和“文檔”進行填寫,其他的三個工作表-“備件信息”,“維修記錄”,“設備履歷”,是通過填寫其他表單時,運用回寫公式補充明細的功能補充進來的。

“生產廠商”和“經銷商”是通過下拉列表選擇的,同時支持手動輸入,新添加進來的客戶信息,會自動生成新客戶的信息表單。

對于“設備信息表”,它的作用是匯總所有設備的信息,便于打印保存。

(二)   備品配件

在我的工作臺中新建一張“配件信息表”,大家可以看到整個工作簿中包括三個工作表。

初始填報時,需要對這三張工作表進行填寫。相關設備是指有哪些設備用到該配件。填寫了“相關設備”并保存后,該配件的基本信息會自動補充到“設備詳細信息”表中的“備件信息”工作表中。

對于【備件出庫單】和【備件入庫單】,出庫的時候,如果出庫后某種配件的庫存小于最小庫存,系統會用紅色進行標記,并且在下面給出文字說明。入庫的時候,如果入庫后某種配件的庫存大于最大庫存,系統會用紅色進行標記,并且在下面給出文字說明。

(三)   保養和維修

“設備維修記錄單”中包含了5個任務流轉。

(1)       申請人填寫“設備維修記錄單”;

(2)       保存后,該單據轉給了申請人的上級進行審批;

(3)       當本部門的審批意見為“同意”時,該單據轉給維修部經理那里;

(4)       維修部經理分派一個維修人員來負責此事情,比如說指派“小林”來完成此項工作,那么該維修單就轉到小林手中;

(5)       當維修狀態=“已完成”時,該維修單轉到了申請人手中。

當一張“設備維修記錄單”被完成時,還會同時完成兩件事情:

(1)       維修記錄被補充到【設備詳細信息】的明細表【設備詳細信息_維修記錄】中;

(2)       如果維修過程中需要更換配件,那么相應的,【配件信息表_基本信息】中相應的配件的數量也會減少。

(四)   設備事故

對相關設備的事故情況進行登記。

在【事故統計表】中可以查看一段時間內的事故信息。

(五)   文檔管理

在我的工作臺中添加新的文檔,文件的格式設置為“附件”。在相關文檔中還需要對該文檔和哪些設備有關進行選擇。

(六)   基礎數據

基礎數據中記錄著往來單位的信息。為后來建立設備數據和配件數據提供單位下拉列表。

說明:

(1)       閱讀此文檔前,用戶最好能對excel服務器的大致操作有一定的了解,本文檔沒有對具體的操作步驟進行說明。

(2)       對于本系統中涉及到的比較專業的內容,像凈值、折舊方法等,本系統沒有去設置,了解excel服務器功能的用戶完全可以按照自己的實際情況進行設置。

 

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