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勤哲excel服務器示例之財務進銷存系統

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基礎數據:

1)基礎信息:

【商品信息】

錄入一張【商品信息】表,這里對幾點進行說明:

輸入“商品全名”后,“拼音碼”是自動生成的;

“商品編號”是系統自動生成的,具體需要何種樣式,都可以根據實際需要在“管理控制臺”中更改。(本系統用到的表單中,如果有“編號”,都是通過系統自動生成的,十分便捷)。

“單位關系”是指基本單位和輔助單位間的換算比例,數量關系是

基本單位量=單位關系*輔助單位量;

比如,某商品基本單位是個,輔助單位是件,單位關系是20,則有(1件)*(20個/件)=(20個)。

【倉庫信息】:

倉庫不僅可以代表一個具體的倉庫,也可以是一個門市部或是分公司,這都根據實際的管理需要來決定。

在“我的工作臺”中新建一個【倉庫信息】,可以看到,sheet1上是倉庫信息,sheet2上是該倉庫中的商品信息。

【單位信息】

對于“業務數據”里需要的信息,在【單位信息】里都可以體現出來。

期初應收應付金額欄,你可以錄入應收或應付的期初余額。

   在“收款期限”欄輸入相應的天數,則與這個往來單位相關的銷售單收款期限自動地連接,方便你的操作,便于你對不同的往來單位根據合作關系設置不同的收款期限,輔助控制欠款壞帳問題。該設置與銷售單中“收款日期”匹配使用。

應收應付款上限,即往來單位信用額度,往來單位能夠欠款的最大限度,設置此額度后,開銷售單時將會有一些提示。

2)財務信息:

【費用類型】和【收入類型】

錄入收入和費用類型后,做業務單據的時候可以直接選擇,方便快捷。

【固定資產信息】

建立固定資產項目,方便進行固定資產的購買、折舊、變賣等管理。

【銀行賬戶】:

錄入銀行賬戶信息后,在做業務單據的時候可以通過下拉選項來選擇付款賬戶和收款賬戶。

業務數據:

1)進貨業務:

【進貨單】可以直接通過列表選擇商品,也可以調出與供應商相對應的【進貨訂單】的信息。

操作:在我的工作臺中,新建一張【進貨單】

選擇了“供貨單位”后,在黃色區域可以選擇與該供貨單位相對應并且還沒有進貨的訂單編號,一次可以選擇多個訂單編號,在下面的明細表部分會把這些進貨訂單的信息列出來。也可以手動在明細表中通過列表選擇需要進貨的商品。

“票據類型”字段有兩種方式可供選擇:收據和稅票。如果選擇了“稅票”,那么還需要填寫右面的綠色字段對應的內容。

“付款賬戶”可以是現金也可以選擇銀行賬戶,如果選擇了“收款賬戶”,并錄入了金額,則表示貨款兩清,不需要再錄入收款單,如果沒有錄入金額,就會產生一個【付款單】待辦事宜。

2)銷售業務:

【銷售訂單】可以幫助用戶對訂單進行管理,查詢出某客戶的銷售訂貨情況。

錄入【銷售單】時,可以通過手工輸入,也可以調用未完成的【銷售訂單】。操作方法如【進貨單】的錄入。

【收款單】的發生類似于【付款單】的發生過程。具體過程參照『進貨業務』

庫存報警功能:

在填寫【進貨單】和【銷售單】時,對于商品數量的輸入會有一定的限制,必須要保證當前庫存大于庫存下限,并且小于庫存上限,這樣的數據才算有效,否則系統會給出庫存報警的提示。

3)庫存業務:

【同價調撥單】就是指將商品從一個庫存轉移到另一個庫存的過程?!就瑑r調撥單】不產生調撥費用或調撥費用不計入商品成本。因此【同價調撥單】不會影響總的帳務數據的變化。

【變價調撥單】是指調撥過程中產生了費用。變價調撥商品的數量不發生變化,但所屬的倉庫有可能發生變化,庫存商品的成本發生變化。

【商品拆裝單】的應用情況是:進貨時是組件、配件、原料等,銷售時是成套銷售的,或者進貨時是成批、成箱的批量進貨,但銷售時卻是單個賣出的。

例如:用“清華紫光鼠標”、“清華紫光鍵盤”等配件組裝成一個成套的商品:清華紫光套裝,這時就需要運用商品拆裝單進行處理。

填寫完該單據并保存。單據過賬后,“清華紫光鼠標”、“清華紫光鍵盤”的庫存各減少5個,“清華紫光套裝”庫存增加5套。

【商品拆裝單】的入庫金額與出庫金額可以一樣也可以不一樣,不一樣時產生的差價系統自動記入“收入類”的“商品拆裝差價”,可以在“經營情況表”里查看。

【成本調價單】是用于對庫存商品進行成本調整。對于調整后庫存成本的變化金額,系統自動放入到收入類的“成本調價收入”項目下,可以在【經營情況表】里查看。

商品調價是按照各倉庫來完成的,即一張調價單只對該倉庫有效,該商品在其他倉庫上仍按照原成本價。調整的是商品的庫存成本,不是商品的銷售價或進價。

在庫存管理中,由于種種原因,可能導致庫存數量與賬面數量不符。為了避免帳實不符的現象出現,就要進行存貨清查,從而查明原因并調整賬面數量,此時就需要用到【商品報損單】和【商品報溢單】。

當實際的商品數量小于賬面數量,用【商品報損單】,產生的損失系統自動記入到支出類的“商品報損”項目下,可以在【經營情況表】里查看。

當實際的商品數量大于賬面數量,用【商品報溢單】,產生的收益系統自動記入到收入類的“商品報溢”項目下,可以在【經營情況表】里查看。

當企業贈送商品或其它非銷售類調撥報損原因致使商品出庫時,需要用到【其他出庫單】。

當企業獲得別人贈送的商品或其它非采購調撥報溢原因入庫時,需要用到【其他入庫單】。

4)零售業務:

對于零售業務,往往需要更加快速的處理,可能需要使用POS設備。這塊業務,本系統沒有做詳細設計,只是把用到的表樣都畫好了,如果有實際需要可以自行補充。

5)借欠業務:

商品借進、借出業務由庫管人員管理。

錄入一張【借進單】,保存后,對商品庫存的影響為:庫存數量和金額增加。相應的,錄入一張【借進還出單】,保存后對商品庫存的影響為:庫存數量和金額相應減少。

錄入一張【借轉進貨單】,保存后,商品的庫存總量不變。

6)代銷業務:

與零售業務類似,對于代銷業務,本系統沒有做詳細設計,只是把用到的表樣都畫好了,如果有實際需要可以自行補充。

7)財務業務:

【會計憑證】即記賬憑證,都需要錄入借貸方科目及借貸方發生額,且借貸發生額必須相等,否則不予過賬。

“明細科目”是通過樹型結果選擇得出的。注意,選擇好“總賬科目”后,“明細科目”彈出的樹型不是所有的會計明細科目,而是彈出在“此總賬科目”之下的“明細科目”,這樣大大提高了尋找明細科目的效率。。

【提現存現轉賬】

提現:即從銀行提取現金;

存現:即將現金存入銀行;

轉賬:本系統的轉賬是指從一個銀行存款賬戶轉入到另一個銀行存款賬戶。

若是提現業務,賬戶名稱選擇現金,付款賬戶選擇相應的銀行賬戶;

若是存現業務,賬戶名稱選擇相應的銀行賬戶,付款賬戶選擇現金;

若是轉賬業務,賬戶名稱選擇轉入的銀行賬戶,付款賬戶選擇轉出的銀行賬戶。   

注意:收支必須平衡單據才能保存。

【一般費用單】和【現金費用單】的區別在于,【一般費用單】需要錄入收費單位,而【現金費用單】只需錄入費用項目,表示用現金支付此筆費用。因此,如果想反映此筆費用的往來,選用【一般費用單】,如果與往來單位無關,直接用現金支付,就用【現金費用單】。

【其他收入單】和【一般費用單】相對應,主要是處理一些銷售收入以外的收入,像利息收入、調帳收入等?!酒渌杖雴巍康匿浫敕椒ê汀疽话阗M用單】相似。

固定資產管理:在基礎數據中建立固定資產項目,方便進行固定資產的購置、變賣和折舊等管理。

【固定資產購置】

這里要注意的是,如果“實付金額”沒有填寫,那么就會增加該供貨單位的應付賬款。也就是說【固定資產購置】與【調帳:應付款增加】之間有一個任務流轉。

【固定資產折舊】:填寫好一張固定資產折舊單,保存后,會產生一張【一般費用單】。

【固定資產變賣】:與【固定資產購置】類似,如果“實收金額”沒有填寫,那么就會增加該收貨單位的應收帳款。也就是說【固定資產變賣】與【調帳:應收款增加】之間有一個任務流轉。

數據查詢:

1)銷售查詢:

【暢銷商品表】

在查詢暢銷商品時,首先要對“銷售比例大于多少的商品為暢銷產品”進行設置。

選擇好查詢時間和倉庫后,該倉庫中發生過銷售的產品信息就會列出,并且紅色行為暢銷產品信息。

對于銷售基數,我們設置該倉庫的上期庫存為銷售基數。實際操作中,如果這樣設置銷售基數不符合業務要求,可以在表間公式中對銷售基數的值進行重新定義。

【滯銷商品表】的操作過程與【暢銷商品表】類似,紅色行為滯銷產品信息。

【商品銷售統計】可以統計出某段時間內的銷售情況,可以選擇的篩選條件有“往來單位”、“倉庫”、“商品”等。

2)財務查詢

【經營情況明細賬本】:根據篩選條件顯示相關會計科目在每一筆業務中的增加和減少情況。

3)進貨查詢

【單位進貨統計】:可以統計出單位進貨數量、進貨均價、進貨金額、稅額、進貨次數等。對于篩選條件,日期是必須選擇的,其他篩選條件,如果不選,系統自動顯示全部。

【進貨單統計】:可以統計出不同產品在一段時間內的進貨情況。

【商品進貨統計】:與【單位進貨統計】內容相似,單位進貨統計是按照往來單位來顯示進貨數據的,而【商品進貨統計】是按照商品來顯示進貨數據的。

【進貨退貨單統計】:可以查詢一段時間內的退貨情況。

4)庫存查詢

【庫存狀況分布】反映了商品在各倉庫的數量和金額的分布情況。

  

 大家注意,在設計該模板時,定義的是一個交叉表。

5)綜合查詢

【價格折扣跟蹤】

通過價格折扣跟蹤,我們可以查詢出某單位某種商品最近一次的折前售價或折前進價或最近折扣等。

6)往來查詢

【單位應收應付】

單位應收應付,明確告訴我們,那些單位還差我們多少錢,同時也告訴我們,我們還差哪些單位多少錢,從而提醒我們即時處理好應收應付,做好各種準備。

如果我們沒有選擇“往來單位”和“地區”的查詢條件,那么就會顯示所有單位和所有地區的應收應付明細;如果選擇了查詢條件,則按照查詢條件來顯示。

注意事項:

(1)     在數據查詢和統計部分,用戶可以運用excel自身的插入圖表,讓界面更清晰。

(2)     大多數報表里面有拼音碼,拼音碼的不是手動輸入的,通過Excel服務器中自帶的函數ESF_pinyin()生成的。

(3)     對于數據規范的使用,像具體用下拉方便,還是用列表或樹型方便,還是用表間公式方便,用戶完全可以根據自己的習慣來設定,本系統中運用的各種方法并不是唯一的實現手段。

(4)     通過表間公式得出的結果都是可以排序的。

 

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