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勤哲Excel服務器—CRM

下載示例模板庫        在線體驗

一、系統功能圖

二、系統流程圖

下面,以各部門分工情況來說明該系統的操作步驟。

三、各模塊操作說明

(1)、客戶管理模塊:

(1)“客戶信息表”登記著本公司的現有客戶。

在我的工作臺中點擊“客戶信息表”—新增,填寫一份客戶信息表。

注意:“單位名稱”為必填內容,如果為空,那么保存時系統會彈出提示對話框;

“首次聯系時間”和“最后聯系時間”與“聯系記錄”報表中的聯系時間是有對應關系的,由表間公式從“聯系記錄”報表中提取得出。

大部分字段內容都可以從下來列表中選擇。

(2)“聯系人資料”中記錄著相關公司對應的聯系人。其中“單位名稱”和“聯系人姓名”為必填內容,如果為空,那么保存時系統會彈出提示對話框。

(3)通過“聯系記錄”可以反映出對客戶的跟進情況。其中“聯系時間”,“單位名稱”和“聯系人姓名”為必填內容,如果為空,那么保存時系統會彈出提示對話框。

填寫聯系記錄時,“聯系人”與“聯系人資料”報表中的內容是相對應的。通過下拉列表選擇出“單位名稱”后,“聯系人”字段的右邊單元格就會出現一個下拉箭頭,列出了該公司所登記的所有聯系人以供選擇。如果“聯系人資料”報表中沒有登記過相關公司的聯系人,那么就需要手動輸入聯系人名稱。

(2)、服務管理模塊:

   

服務管理模塊由客戶投訴單和客戶服務表組成。這其中存在著一個工組流轉??头藛T填寫客戶投訴單,技術部經理審批客戶投訴單,被指派的人員辦理客戶服務表。

(1)客戶投訴單:工作人員接到客戶投訴的電話或者信件后,需要對客戶的投訴問題和需求進行登記,填報客戶投訴單。其中,“客戶名稱”和“投訴主題”為必填內容。

(2)提交保存后,該投訴單會流轉到相應負責人手中。

(3)如果該問題還沒有解決,那么負責人需要指派一位服務人員來解決該投訴單的問題。

(4)指派完成后,被指派的服務人員那里會有一個客戶服務單等待辦理。辦理時,“服務人員”和“完成度”為必填內容。

很多字段都可以通過下拉列表來選擇,填寫起來很方便。

(3)、商品管理模塊:

 

  “商品資料”報表中登記了本公司現有的產品,以及供應商等相關信息。

操作步驟如下:

在我的工作臺中點擊“商品資料”—新建,下面來填寫一張商品資料信息。其中,“商品名稱”和“供應商”為必填內容。

“商品編碼”是通過自動編號產生的,

“供應商”可以通過下拉列表選擇。

“條形碼”可以通過列表選擇。

“商品大類”通過下拉列表選擇。

“商品小類”通過列表選擇。

同時,我們可以在“商品資料”工作表下的“商品圖片”工作簿中上傳產品的圖片。在“價格變更記錄”工作簿中可以登記價格的變動。

(4)、銷售及采購管理模塊:

(1)填寫“采購單”:

“采購單”中存在著一個工作流,采購員填寫,采購部經理審核,之后相關信息轉填到了“付款單”,財務部經理付款。其中采購員可以操作的區域是除“審核人”“審核意見”“審核日期”之外的區域,采購部經理可以操作的區域是上述的三個區域。操作步驟如下:

 以小王的身份登錄。在我的工作臺中,點擊“采購單”—新建,下面就來填寫一份采購單。

“客戶”是通過下拉菜單來選擇的,

“單據號”是通過自動編號自動生成的。

如果我們選擇了客戶A,那么點擊“商品名”,就會彈出客戶A公司的產品信息。相應的,如果選擇的是客戶B,那么點擊“商品名”,彈出的就是B公司的產品信息。

“應付金額”是通過excel自身的公司計算得出的。

填寫完成后保存。

以蔡經理的身份登錄。在我的工作臺的待辦事宜中會出現一個待辦事宜—采購單審核。點擊“辦理”,辦理完成后保存。如果“審核意見”為同意,那么工作流接著向下流轉,否則終止。

以錢經理的身份登錄。在我的工作臺中會出現一個待辦事宜---付款。點擊“辦理”,辦理完成后保存。

注意:

必須先設定商品以后(也就是說,采購的商品必須要事先在“商品資料”報表中登記),才能開采購單據。

“折扣”默認值為1,如果要修改,直接輸入折扣率即可(例如八五折輸入0.85)

(2)填寫銷售單:

和“采購單”類似,“銷售單”中存在著一個工作流。銷售員填單,銷售部經理審核,財務部經理收款。操作步驟如下:

以小林的身份登錄,在我的工作臺中點擊“銷售單”—新建,下面來填寫一張銷售單。

“客戶”是通過下拉菜單選擇的。如果下拉菜單中沒有我們需要的用戶,那么,我們可以手動輸入新的客戶名稱。在填寫完成保存后,通過回寫公式新建表單,自動填寫了一份“客戶信息表”。我們可以在“銷售單”中填寫一個新的客戶來測試一下。

“單據號”通過自動編號生成的。

“商品名”通過列表形式顯示出來,可供選擇。

注意:

采購單和銷售單完成審核后,商品的庫存情況也會跟著變化,無論是增加或減少,都是由系統自動完成的。

(5)、決策分析模塊:

l   客戶分析:根據客戶管理的進程,多方位多角度的分析客戶的構成、發展、進程、貢獻等,幫助企業快速響應客戶的需求,有價值的關懷客戶,使企業客戶關系管理建立起一套科學的體系。

    如果需要試驗,那么時間選擇在08年7月之后的。(客戶信息中只測試了該時間段的數據)

l   服務分析:對一段時間內的客戶投訴情況商品投訴情況進行統計。

l   銷售分析:對一段時間內的銷售情況進行統計和排名;對產品在一段時間內的進銷存情況進行統計。

(6)、合同及文檔管理模塊:

(1)      功能描述:與客戶發生采購、銷售或其他情況時,在此處可以進行合同的簽訂。

(2)      操作步驟:在我的工作臺中點擊“合同信息”—新建,下面來填寫一張合同。

(3)      在“合同信息”報表中存在著一個工作流。業務員填寫合同信息,他的上級審核。

(7)、費用管理模塊

該模塊的作用是:簡化費用申報的煩瑣操作,節省費用申報人與財務審核人的時間,讓財務審核更加清晰明了。

“費用報銷單”和“費用借支單”的填寫很類似,我們下面以填寫一張“費用報銷單”來說明操作步驟。

在我的工作臺中點擊“費用報銷單”—新建,彈出填報窗口。其中“單據編號”由系統自動生成,“開單日期”和“借款人”都是系統自動填報的,也可以手動修改。

該報表中存在著一個工作流。需要報銷的人員填單,財務部經理審核,填單人員收到審核的反饋信息。

(8)、競爭對手信息

該模塊的作用是:了解競爭對手的相關信息,做到真正的知己知彼。圍繞一個銷售機會,競爭對手有可能進行一次市場活動,在模塊內記錄下來,以便采取相應的對策,分析市場工作的成效,提高工作效率。

包括:競爭對手的基本資料、主要品牌、分支機構、代理商、市場活動、競爭機會、和相關文檔等。

四、系統設計要點

(1)每個模板都需要設置主鍵;

(2)自動編號的重要作用不容忽視。比如說在銷售單中用到了客戶名稱,此時最好也加上客戶編號字段,這樣客戶名稱和客戶編號匹配來用,保證客戶的唯一性。

(3)表名定義要規范,如果一個表中既有主表又有明細,那么可以定義為**_主表,**_明細;如果只有主表,那么直接就叫做**就可以了。

(4)“合同及文檔管理”模塊不應該是孤立存在的,比如說,可以與銷售單、采購單等關聯起來。系統里的各模塊如果是彼此孤立的,那么這算不上是一個系統,這里留給大家一個練習的空間。

(5)excel服務器軟件還有許多實用的功能這里沒有做演示,像a定時填報,b手機短信提醒,c郵件通知等功能,用戶如果有需要可以自己添加上去。

 

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